Jeden Tag zu Hause – mit Projektmanagement durch die Homeoffice-Krise

Eigentlich wollte sich Mama Henrike heute humorvoll dem Thema „Kinder und Haustiere“ nähern. Aber das mit dem Annähern ist ja aktuell grundsätzlich keine gute Idee. Stattdessen berichtet sie, wie sie dank Projektmanagement den Alltag mit der Familie organisiert – theoretisch.

Vermutlich leben Sie, wie ich, mit Kindern zusammen. Kindern, die unter normalen Umständen tagsüber entweder in der Schule oder einer Kindertagesstätte sind, und die nun daheimbleiben müssen. Dann werden Sie bestimmt auch festgestellt haben, dass Sie plötzlich nicht mehr nur für ihre eigene Tagesplanung verantwortlich sind – das natürlich weiterhin, nur damit keiner auf die Idee kommt, es handle sich hier um Urlaub. Nein, Sie sind nun auch wieder für die Tagesplanung Ihrer Kinder zuständig. Da gilt es Schulstoff zu vermitteln, von dem Sie schon vor Jahren dachten, Sie müssten sich damit nie wieder auseinandersetzen. Es müssen auf einmal wissbegierige Vorschulkinder pädagogisch wertvoll bebastelt und bevorschult werden. Aufgeweckte Kleinkinder wollen bei ihrer Entwicklung begleitet werden, und zwar den ganzen verdammten Tag lang, denn man kann sie wirklich keine Minute aus den Augen lassen. Und externe Betreuungsoptionen fallen ebenfalls weg, also sind Sie dran! Und zwar täglich. Den ganzen langen Tag.

Und nicht nur Sie, ich natürlich auch! Was ich persönlich vom Homeoffice mit Kindern halte, habe ich in einer früheren Kolumne schon geschrieben. Um es kurz zusammenzufassen: Ich liebe meine Kinder, ich liebe meine Arbeit, aber in Anwesenheit der Kinder zu arbeiten, das liebe ich nicht.

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Aber was macht eigentlich eine Projektleiterin?

Sie wussten es vermutlich noch nicht, aber ich bin beruflich im IT-Projektmanagement tätig und meine Kinder verstehen nicht, was ich dort mache. Sie fragen sowas, wie „Bist du der Chef und sagst allen, was sie machen sollen?“. – Nein. Sogar in der Branche selbst kursiert der Spruch: „Wer annimmt, dass Projektleiter Projekte leiten, der glaubt auch, dass Zitronenfalter Zitronen falten!“. Eine Kollegin erklärte ihren Kindern einst, sie sei sowas, wie „… eine Kindergärtnerin, nur für große Kinder!“

Wer im Homeoffice arbeitet, braucht Struktur. Wer im Homeoffice mit Kindern arbeitet, braucht einen Plan.

Lassen Sie es mich am Beispiel der aktuellen Lage erklären, wie meine Arbeit aussieht. Außerdem will ich Ihnen zeigen, wie auch Ihnen Analyseschritte aus dem Projektmanagement bei der Bewältigung der derzeitigen Situation helfen könnten.

Verstehen Sie diesen Text bitte ausschließlich als das, was er ist: Eine hoffentlich kurzweilige Unterbrechung Ihrer ganz persönlichen komplexen Aufgaben und Herausforderungen.

Schritt 1: Umweltanalyse

Beginnen Sie damit, dass Sie sich vor Augen führen, wie Ihre derzeitige Ausgangssituation ist. Sie können die nachfolgenden Fragen zur Orientierung nehmen und sich Ihre Erkenntnisse niederschreiben. Einige Fragen beantworte ich zur Orientierung einmal anhand meines derzeitigen Ausnahmealltags:

  • Wo befinde ich mich innerhalb meines Umfelds?
  • Welche Gegebenheiten haben Einfluss auf meine Situation?

Das wären z. B. die Kinder, die Arbeit, die zu tun ist, der Partner bzw. die Partnerin oder die begrenzten Möglichkeiten, die Räumlichkeiten zu verlassen.

  • Worauf habe ich Einfluss?
  • Worauf nicht?

Und vielleicht, ein wenig abstrahiert und definitionsfern, kann man an der Stelle auch schauen, was in der Umwelt sonst so los ist:

  • Was haben andere für ein Päckchen zu tragen?
  • Unter welchen Umständen und „Umwelteinflüssen“ müssen andere Familien diese Krise bewältigen?

Schritt 2: Risikoanalyse

  • Welche Risiken gibt es?
  • Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit?
  • Ist das Leben meiner Familie in Gefahr? Nein, unwahrscheinlich.
  • Verlieren wir unsere Existenzgrundlage? Nein, unwahrscheinlich. Zumindest nach heutigem Kenntnisstand. Es gibt Menschen, für die haben diese identifizierten Risiken eine andere Eintrittswahrscheinlichkeit als für mich. Das macht mich demütig.

Es ergibt durchaus Sinn, sich jede Woche diese „Risikoanalyse“ anzuschauen und zu bewerten. Im IT-Projektmanagement braucht man diese Risikoanalyse, um zum einen zu entscheiden, ob man ein bestimmtes Projekt überhaupt angeht (diese Auswahlmöglichkeit haben wir ja aktuell nicht), und um einen Maßnahmenplan zu entwickeln für bestimmte „worst cases“. Dabei sollte man sich stets die folgenden Fragen stellen: Worauf kann ich wie Einfluss nehmen? Wo bekomme ich Hilfe?

Schritt 3: Budgetplanung

Mit Budgetplanung ist normalerweise gemeint:

  • Welche Ressourcen benötige ich wie lange?
  • Was kosten sie am Ende?

Für uns als Eltern hat das Wort „Budgetplanung“ sicherlich eine ganz andere Bedeutung. Viele von uns haben außerplanmäßige Einbußen und manchen bricht die Existenzgrundlage weg. Ich möchte mir gar nicht ausmalen, was das für die betroffenen Familien bedeutet und hoffe inständig auf unbürokratische Hilfe von außen. Wir anderen überwachen, was wir haben, was wir brauchen und wo wir sparen müssen, ganz so wie im Projektmanagement.

Schritt 4: Anforderungsanalyse

  • Was muss erledigt werden?
  • Wann muss es erledigt werden?
  • Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Anforderungen?
  • Und wie sind diese Anforderungen zu priorisieren?

Wir Erwachsenen gehen einer Lohnarbeit nach. Das ist absolut überlebenswichtig, denn sonst ändert sich die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos „Ich verliere meinen Job“, was Einfluss auf die Budgetplanung und die Prognose für unsere Existenzgrundlage hat. Es muss also zuerst geschaut werden, wann wir Eltern diese Anforderung in der derzeitigen Situation erfüllen können. Danach ordnen sich alle anderen Anforderungen ein.

Aktuell hat meine Familie die Woche in zwei Schichten unterteilt: Die Frühschicht geht von acht Uhr bis zwölf Uhr und die Spätschicht von vierzehn bis achtzehn Uhr. In dieser Zeit arbeitet einer von uns Erwachsenen und der andere betreut die Kinder. Nach achtzehn Uhr arbeitet jeder, wie er bzw. sie Zeit findet und Nerven übrighat. Das ist die absolut am höchsten priorisierten Anforderung.

Auch alle anderen Anforderungen werden definiert und beschrieben. Von „Steuererklärung“ bis „Bad putzen“, von „Hausaufgaben kontrollieren“ bis „Essen vorbereiten“.

Projekt- und Zeitplanung

Schon vor einiger Zeit haben Tools, wie „Kanban- Tafeln“ und „Scrum-Boards“, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung kommen, auch in vielen Privathaushalten Einzug gehalten. Es ist tatsächlich möglich, den Familienalltag mit all seinen Anforderungen einfacher zu gestalten, wenn man grafisch aufzeigt, was wann zu tun ist. Dieses „zu tun“ (= to do) wird jeweils einem Familienmitglied zugewiesen.

Und so geht’s:

  1. Nutzen Sie die Möglichkeit, Dinge aufzuzeigen, die unliebsam sind und immer wieder von der gleichen Person erledigt werden. Sorgen Sie für Solidarität in der Aufgabenverteilung.
  2. Setzen Sie sich sonntags zusammen und planen Sie die kommende Woche: Wer arbeitet wann? Welche Dinge müssen erledigt werden? Wer macht was und an welchem Tag? Dazu nutzen Sie Post-its oder Online-Tools. Schreiben Sie zur jeweiligen Aufgabe, wer es machen wird.
  3. Teilen Sie komplexe Anforderungen auf mehrere Post-its auf, z. B. die Steuererklärung.
  4. Definieren Sie, welchen zeitlichen Umfang ein Post-it haben soll, z. B. zwei Stunden. Das schafft Gerechtigkeit innerhalb der Anforderungsbereiche. Jemand, der fünf Post-its zur Steuererklärung erledigt hat, braucht an diesem Tag nicht auch noch den Garten umzugraben und das Bad zu putzen.
  5. Erstellen Sie nicht nur Spalten mit dem jeweiligen Tag und den dazugehörigen Aufgaben, sondern auch eine Spalte mit jenen Dingen, die abgeschlossen wurden. Da kleben Sie dann all die Aufgaben hin, die Sie schon geschafft haben. Das klingt erst mal banal, aber diese Visualisierung hat einen positiven psychologischen Effekt: Selbst wenn Sie denken, dass Sie zu nichts gekommen sind, sehen sie am Bord, was Sie tatsächlich schon geschafft haben!
  6. Binden Sie Ihre Kinder ab einem gewissen Alter ein und planen Sie deren Aufgaben für die Woche mit. Immer wenn sie eine Aufgabe erledigt haben, nehmen Ihre Kinder ihr Post-it aus der Spalte ab und kleben es in die „Erledigt“-Spalte.
  7. Planen Sie einen Spieleabend oder gemeinsames Backen ein, wenn Ihnen das Spaß macht. Auch Auszeiten sollten Platz in Ihrem Wochenplan finden. Blocken Sie sich einen Abend für etwas, das Sie allein tun wollen und nutzen Sie die Planungsphase am Sonntag, um das direkt anzusprechen. Andere Familienmitglieder dürfen es Ihnen gleichtun.
  8. Wichtig: Anforderungen dürfen auch „zurückgestellt“ werden. Das heißt, Sie können z. B. das Post-it „Bad putzen“ immer einen Tag weiterkleben, bis die Woche zu Ende ist. Wenn es wichtiger ist, dass Sie neben Arbeit und Kinderbetreuung, z. B. zwei Stunden nähen oder Origamikraniche falten, um Ihr inneres Gleichgewicht wiederherzustellen, dann ist das so. Das Bad kann warten, das Bad wird warten.
  9. Verlieren Sie bei der ganzen Aktion bitte niemals Ihren Humor und denken Sie immer an den folgenden Glaubenssatz: „Ein Projektplan ist nur der momentane Stand des Irrtums!“

Trial and Error

Das Internet ist voll von Basteltipps, Backrezepten für Kuchen mit nur drei Zutaten, hilfreichen Tipps und Krisentipps: „Die Krise als Chance“, „Wie ich aus drei Küchenutensilien eine Rennbahn bauen kann, mit der mein Sohn dann stundenlang vertieft spielt!“ – Oder eben nicht.

Ich schaue eher, was ich alles nicht machen werde. Für mich wird es Zeit, einige Aufgaben von meiner Liste zu nehmen und dafür mehr Zeit vor dem offenen Fenster zu sitzen und den Vögeln zu lauschen. Dem Kleinkind nicht eine, sondern zwei Geschichten am Tag vorzulesen und in der veränderten Situation nicht zwanghaft zu versuchen, meinen „normalen“ Alltag umzusetzen. Ich bemühe mich, eher mal spontan und reaktiv zu bleiben und meine Ansprüche an den Rest meiner Familie zu hinterfragen.

Die ganzen wohlgemeinten Tipps für Spiele nützen mir auch nichts, wenn mein Sechsjähriger einfach keine Lust zum Basteln hat und beim Würfelspiel nie länger als drei Minuten bei der Sache bleiben kann. Es gibt Dinge und Anforderungen, die sind nicht zu ändern.

Soziologische Führungsmittel

Ha, jetzt kommt’s. Der vielleicht wichtigste Aspekt in unserem Beispielprojekt verbirgt sich hinter den Schlagworten „Krisen- und Konfliktmanagement“ und „Gesprächsführung“.

Das fängt z. B. damit an, dass wir uns mit Menschen konfrontiert sehen, die zwischen Hysterie und Trotz schwanken. Dass wir täglich mit der „wirklich absoluten Wahrheit“ über das Virus konfrontiert werden, dass uns Mitmenschen ungebeten Links mit „Expertenvideos“ schicken. Dass wir uns damit auseinandersetzen, darauf reagieren und dazu kommunizieren müssen. Und natürlich mit dem Zusammenleben auf wirklich engstem Raum.

Sie müssen auch nach der Zeit des „Social Distancing“ mit den Menschen zusammenleben, die mit Ihnen jetzt das heimische Exil teilen. Und bestimmte Aspekte und Anforderungen, die auf Sie zukommen, die können Sie sich in Ihren kühnsten Plänen nicht ausdenken! Das ist im Leben wie im Projektmanagement. Wobei es bei Letzterem nicht vorkommt, dass man entscheiden muss, wie sich die Ausgangssperre wohl verhält, wenn man mit einem verliebten Teenager im Haus lebt, der seit Tagen von seiner Freundin körperlich getrennt leben muss! Oder wie man die Rationalisierung von Toilettenpapier anspricht und ob und wie man seine Beobachtung zum inflationären Gebrauch desselbigen thematisiert. Wie war das noch gleich mit den „Ich-Botschaften“ und der „gewaltfreien Kommunikation“? Jetzt ist die Zeit, das endlich mal im Praxistest zu üben. Denn niemand kann fliehen.

Ich stelle fest, dass mich die Situation sehr mit mir selbst konfrontiert, meinen ganz eignen Bedürfnissen und Aversionen. Dem, was ich dringend brauche und was nicht. Und den Menschen in meiner Familie geht es ganz genauso. Es ruckelt im System. Und das ist vollkommen normal!

Vielleicht können wir die aktuelle Situation als Sozialexperiment betrachten, bei dem wir alle sehr viel lernen und über uns hinauswachsen.

Ich wünsche mir, dass wir uns sehr bald hier an dieser Stelle humoristisch über Haustiere oder ein anderes Familienthema unterhalten können. Aber vor allem wünsche ich uns, dass wir alle wohlbehalten durch diese Zeit kommen.

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Titelbild: ©rawpixel/shutterstock.com

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